Konsekwencje niewykonania umów w czasach pandemii

Przedsiębiorcy dopiero teraz zaczynają odczuwać skutki wprowadzonych jeszcze w marcu, a następnie zaostrzonych ograniczeń związanych z pandemia koronawirusa.

Zdarzenie to będzie miało istotny wpływ na możliwość realizacji zawartych przez przedsiębiorców umów. Wprowadzone zakazy i ograniczenia, w tym w szczególności związane z przemieszczaniem się osób, a także zamknięcie niektórych sektorów rynku lub nieobecność pracowników, w wielu przypadkach doprowadziły do powstania opóźnień w realizacji złożonych zamówień lub wstrzymania składania nowych. Równocześnie jednak, co do zasady, jeżeli dana umowa nie stanowi inaczej, to bez względu na rodzaj zobowiązania, na jej obowiązywanie nie ma wpływu kondycja stron związana z walką z koronawirusem. To natomiast oznacza, że w dalszym ciągu możemy mieć do czynienia z odpowiedzialnością za niewykonanie umowy.

Kara umowna

Jednym z najbardziej istotnych obciążeń dla przedsiębiorców, obok innych konsekwencji o bardziej generalnym charakterze, są zastrzeżone w umowach różnego rodzaju kary umowne, które w sposób szczególny regulują zasady odpowiedzialności stron umowy, modyfikując w tym zakresie zasady ogólne.

Warto zwrócić uwagę, że zasadniczo odpowiedzialność w przypadku kar umownych nie jest odpowiedzialnością gwarancyjną. Oznacza to, że gdy niewykonanie w terminie umowy spowodowane jest okolicznościami, za które strona nie ponosi winy, będzie ona mogła się próbować skutecznie uchylić od zapłaty kary umownej. Zgodnie z ogólną zasadą, odnoszącą się do wszystkich umów i to bez względu na to, czy zawierają szczególne w tym zakresie postanowienia, strona nie będzie zobowiązana do naprawienia szkody, jeżeli nie mogła ona wykonać zobowiązania ze względu na okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Takimi okolicznościami niewątpliwie są okoliczności związane z koronawirusem, oczywiście jeżeli możliwe będzie wykazanie, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jest wynikiem właśnie tych okoliczności.

Stan epidemii jako siła wyższa

Aktualnie nie budzi już raczej żadnych wątpliwości, że stan pandemii koronawirusa może zostać uznany za zdarzenie siły wyższej. Jakkolwiek pojęcie to, powszechnie stosowane w przepisach, nie zostało w nich zdefiniowane. W praktyce przyjmuje się natomiast, że charakter siły wyższej ma zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec.

Klauzula siły wyższej, jeżeli została zawarta w umowie, może przyjmować różną treść i nie wymieniać epidemii, jako jej przypadku. Najczęściej jednak można wykazywać, że przypadki objęte taką klauzulą nie stanowią katalogu zamkniętego, a jedynie katalog przykładowy. Oczywiście w przypadku wystąpienia zdarzenia siły wyższej konieczne jest wykazanie okoliczności jej wpływu na niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wpływu, czyli związku przyczynowego.

Brak zawarcia klauzuli siły wyższej w umowie nie wyłącza możliwości zwolnienia się z odpowiedzialności za uchybienia w zakresie realizacji umowy. Zastosowanie bowiem znajdą zasady ogólne, zgodnie z którymi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nie będzie można przypisać, jeżeli stanowi to następstwo okoliczności, za które strona odpowiedzialności nie ponosi. Co istotne w kontekście powyższego, to wystąpienie zdarzenia siły wyższej stwarza jedynie domniemanie braku winy strony, które to domniemanie druga strona może próbować podważyć, udowadniając, że zdarzenie siły wyżej nie miało wpływu na wykonanie umowy, albo że strona mogła uniknąć skutków zdarzenia.

Środek ultima ratio

Niejednokrotnie spotkać można kary umowne zastrzegane na wypadek niewykonania zobowiązania także w sytuacji, gdy strona nie ponosi odpowiedzialności za jej wystąpienie. Sytuacja jest dodatkowo skomplikowana jeśli umowa jednocześnie nie zawiera klauzuli siły wyższej wprost wyłączającej stosowanie postanowień dotyczących kar umownych w przypadku wystąpienia siły wyższej.

W takiej sytuacji jedynym sposobem uchylenia się od zapłaty kary umownej może być zastosowanie tzw. reguły rebus sic stantibus, która może znaleźć zastosowanie w sytuacji, jeżeli dla jednej ze stron wykonanie zobowiązania byłoby skrajnie trudne lub niekorzystne. Wówczas strony, które przy zawieraniu umowy nie przewidziały wybuchu pandemii koronawirusa, będą mogły zwrócić się do sądu o to, aby określił on odmienny sposób wykonania umowy, zmienił wysokość lub rodzaj wzajemnych świadczeń stron, bądź orzekł o rozwiązaniu umowy.

Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać indywidualnie, biorąc pod uwagę okoliczności faktyczne oraz wszelkie ustalenia stron. Postanowienia umów i możliwości stron zastosowania poszczególnych konstrukcji, w świetle stanu faktycznego związanego z określonym stosunkiem umownym, mogą się bowiem znacząco od siebie różnić.

Szczególne zasady w PZP

Ustawodawca, prawdopodobnie dostrzegając szczególną sytuację stron umów zawieranych w zamówieniach publicznych, wprowadził w ramach tarczy antykryzysowej kilka istotnych rozwiązań z punktu widzenia odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. W szczególności uwagę należy zwrócić na:

• wyłączenia stosowania ustawy PZP w odniesieniu do dostaw lub usług niezbędnych z punktu widzenia przeciwdziałania COVID-19 lub reagowania na skutki COVID-19
• obciążający zamawiającego oraz wykonawcę obowiązek zawiadamiania się wzajemnie o okolicznościach związanych z COVID-19, a mających lub mogących mieć wpływ na realizację umowy lub odpowiedzialność odszkodowawczą
• możliwość zmiany umowy o zamówienie publiczne z uwagi na okoliczności związane z COVID-19 w przypadku spełnienia dodatkowych warunków oraz wyrażenia takiej woli przez zamawiającego

Jak to wygląda w praktyce

Aktualnie z łatwością można dostrzec, jak duże znaczenie sytuacja związana z koronawirusem ma dla możliwości i skuteczności egzekwowania odpowiedzialności kontrahentów za niewywiązywanie ze zobowiązań. Praktyka pokazuje jednak, że przedsiębiorcy podchodzą w różny sposób zarówno do kwestii nakładania, jak i płacenia kar umownych, stosując często niemające podstaw uproszczenia. Z jednej strony przedsiębiorcy, wychodząc naprzeciw kontrahentom, rezygnują z naliczania kar umownych, nawet w przypadku, gdy niewykonanie umowy nie wynika wyłącznie lub bezpośrednio z sytuacji epidemiologicznej. Z drugiej strony niejednokrotnie kary umowne nakładane są mimo, iż uchybienia w sposób oczywisty wynikają z sytuacji spowodowanej koronawirusem, natomiast adresaci kary umownej nie będąc świadomymi lub pewnymi możliwości uchylenia się od odpowiedzialności, płacą niezasadnie nałożone kary umowne.

Jak reagować?

W pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne ustalenie stanu faktycznego każdego szczególnego przypadku. Należy przy tym badać nie tylko okoliczność czy na niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy miała wpływ sytuacja epidemiologiczna, lecz także czy w danym przypadku nie pojawiły się także inne okoliczności mogące skutkować uchybieniem zobowiązaniom umownym. Mogą one bowiem zaważyć o możliwości uchylenia się od odpowiedzialności lub wręcz brakiem możliwości jej dochodzenia.

W tym celu, przed nałożeniem kary lub pociągnięciem kontrahenta do innej odpowiedzialności za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie umowy, jak również przed zapłatą nałożonej przez kontrahenta kary, warto zasięgnąć specjalistycznej wiedzy i zbadać, jakie działania powinny lub mogą zostać podjęte w danej sytuacji.

Kwestia podatków

Warto nadmienić, że z perspektywy adresata kary umownej, nie bez znaczenia pozostaje wpływ zapłaty kary na jego obowiązki podatkowe. Możliwość zaliczenia kar umownych do kosztów podatkowych nie zawsze jest oczywista. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych wprost wyłączają z kosztów podatkowych kary i odszkodowania wynikające jedynie z niektórych tytułów w tym: (i) wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług; (ii) zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub (iii) zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

W tzw. tarczy 4.0 ustawodawca przewidział możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych także kar  do tej pory wprost wyłączonych. Aby z takiej możliwości skorzystać, podatnik musi jednak wykazać, że okoliczności, z których wynika obowiązek zapłaty kary, pozostają „w związku ze stanem zagrożenia epidemicznego lub stanem epidemii”. Przedsiębiorcy strefowi muszą jednocześnie pamiętać o właściwej alokacji kosztów. Przypisanie konkretnych kar do przychodów strefowych lub opodatkowanych wymaga każdorazowej weryfikacji. W świetle tego decyzja o zaliczeniu do kosztów podatkowych kar umownych powinna być zatem wsparta rzetelną analizą, dokumentacją przyczyn jej poniesienia oraz odpowiednią argumentacją prawną.

********

Autorzy: radca prawny Bartosz Piątek, adwokat Adrian Korszeń